Les systèmes d’information et de gestion intégrés permettant de piloter efficacement son activité seraient-ils seulement réservés aux « grandes » maisons d’édition ? Le témoignage de deux éditeurs ayant fait appel à Axiales pour mettre en place un ERP* adapté à leur structure prouvent le contraire.
« Nous savions qu’il existait des solutions logicielles capables d’intégrer la gestion comptable et financière, de fournir des statistiques commerciales titre par titre, de valoriser ses stocks, de gérer les droits d’auteurs, de faire des comptes d’exploitation… mais nous pensions qu’une maison comme la nôtre, qui publie environ cinq titres par an, ne pouvait pas en bénéficier », se souvient Monique Subra, directrice de Cabardès, une maison d’édition implantée dans l’Aude qui publie, depuis 2006, des ouvrages adulte et jeunesse orientés histoire et patrimoine.
« Quand Marcel Leclercq, consultant Axiales, nous a proposé de mettre en place un système qui nous permettrait de naviguer entre de multiples données, j’ai trouvé ça très séduisant, mais je redoutais les complications. Après coup, je ne peux que me féliciter d’avoir accepté son offre. Nous nous sommes considérablement professionnalisés.
Aujourd’hui, nous avons un outil performant qui nous donne une visibilité complète sur notre activité. Nous pouvons croiser quantité d’informations liées entre elles, remonter dans l’historique, voir comment notre maison a évolué titre par titre, client par client, en fonction des auteurs, des zones géographiques… Faire des comptes d’exploitation prévisionnels, surveiller la rentabilité des ouvrages. On peut quasiment parler de contrôle de gestion ! »
Les limites du tableau Excel
Pascale Gayrard, à la tête des éditions Le Coudrier depuis 2010, fait le même constat. Sa maison édite annuellement un à quatre titres pratiques destinés aux acteurs de santé : « Qu’on soit petit ou gros, la charge administrative d’un éditeur est importante et la gestion des droits d’auteurs, particulièrement complexe.
Avant de faire appel à Axiales, j’utilisais les logiciels Excel et Access pour gérer mon activité, mais j’étais obligée de ressaisir plusieurs fois les mêmes données, au risque d’erreurs. Et je ne disposais pas d’éléments statistiques faciles à mobiliser pour chaque ouvrage. Suivre les factures, les stocks et les ventes devenait de plus en plus compliqué. Si je voulais publier plus de livres, nouer de nouveaux partenariats, travailler à une meilleure rentabilité, il fallait que je dégage plus de temps et que je revoie mon fonctionnement. J’ai découvert cette solution en questionnant Françoise Geoffroy-Bernard, consultante Axiales, au cours d’un atelier marketing qu’elle conduisait. J’avoue avoir hésité. La prise en main d’un système intégrant de multiples paramètres ne risquait-elle pas d’être trop lourde ? En fait, pas du tout. Et puis les bénéfices sont tels qu’on a envie de s’y mettre ! Aujourd’hui, je maîtrise beaucoup mieux les éléments comptables. J’ai une bien meilleure vision de mon activité, de la gestion des stocks, et je peux suivre la vie de chaque titre de façon très fine. C’est pour moi un outil du quotidien. »
Mieux vaut s’y prendre le plus tôt possible
Évidemment, les solutions logicielles que propose Marcel Leclercq pour paramétrer les données d’une maison d’édition, lier entre elles les informations afin d’optimiser la gestion des stocks, établir CEP ou calculer le point mort d’un ouvrage, éditer des notes de droits d’auteurs, chiffrer les précomptes, générer les déclarations Urssaf, enregistrer tous ses achats et calculer ses frais ou les soldes intermédiaires de gestion… nécessitent un peu plus qu’un coup de baguette magique !
En effet, ce travail s’appuie sur des données clients, articles, fournisseurs… que seul l’éditeur peut réunir en remontant parfois loin dans le temps. Ce qui, a posteriori, fait dire à Monique Subra qu’il est sage d’effectuer ce travail en amont. Pour elle et son mari, Norbert Subra, responsable logistique et comptabilité des éditions du Cabardès, cette tâche s’est parfois apparentée à celle d’un archéologue. Mais ni l’un ni l’autre ne semble le regretter. « Marcel avait fait un diagnostic au préalable et savait précisément où il allait. Il nous a accompagnés progressivement dans la reprise des données. L’investissement personnel fut réel, mais je suis très heureuse du bond que nous avons fait grâce à cela. »
Gagner en efficacité a demandé aussi des efforts à Pascale Gayrard, même si sa maison étant plus récente, le travail pour rassembler les données fut allégé. « Marcel m’avait prévenue que ça prendrait du temps, mais j’en ai gagné tout autant après coup ! Aujourd’hui, je suis beaucoup plus autonome, j’ai une meilleure vision de mon activité et j’ai même fait baisser les coûts d’expertise comptable. »
Des solutions cousues main
L’originalité de la solution repose sur le fait d’être adaptable aux besoins des petites et moyennes maisons d’édition. Cette personnalisation à l’extrême, conjuguée à une formation et à un accompagnement constant des utilisateurs, explique certainement la facilité avec laquelle les éditeurs délaissent leurs méthodes artisanales au profit d’une gestion informatisée. C’est en tout cas ce dont témoigne Monique Subra : « Ce n’est pas nous qui avons été obligés de nous glisser dans un moule, mais Marcel qui a adapté l’outil à nos façons de travailler. Chaque fois qu’il faisait une proposition, nous testions l’outil au préalable. Il y a ainsi eu de nombreux allers-retours. C’est ça qui a été extraordinaire. Outre son excellente connaissance du monde de l’édition, Marcel a su compléter la solution au plus près de nos besoins. »
Quant à Pascale Gayrard qui loue la disponibilité du consultant Axiales et sa capacité à « comprendre nos spécificités et à s’adapter à notre réalité quotidienne », elle n’a qu’un regret : ne pas avoir franchi le pas plus tôt !
www.editions-du-cabardes.fr
www.edition-lecoudrier.fr
* ERP : Enterprise Resource Planning
